Administrativ handläggare

Vi får samhället att fungera för människor på väg, på spår, i luften och på sjön. Därför behöver vi den bästa kompetensen. Vårt uppdrag är viktigt och har betydelse i vardagen – både för privatpersoner och företag. Hos oss tar vi ansvar, behandlar alla på ett bra sätt och har respekt för olikheter. Som medarbetare bidrar du till en hållbar framtid.

Om jobbet

Vi söker en administrativ handläggare till sektionen för Sjöfartstillsyn Stockholm. Dina framtida arbetsuppgifter kommer att vara hantering av administrativa uppgifter inom vår dokumenthantering kopplat till sjöfartstillsyn för fartyg, rederier och hamnar inom Enheten för fartyg och sjövärdighet.

Du arbetar i nära samarbete med verksamheten och ser det som självklart att på ett effektivt sätt möta dess behov och stötta kollegor i ert gemensamma uppdrag på enheten. 

Hos oss är du viktig

Gillar du att jobba tillsammans med andra och vill du utvecklas i din yrkesroll? Hos oss kan du förvänta dig ett förtroendefullt chefs- och medarbetarskap och ett hållbart arbetsliv. Vi är en trygg arbetsgivare som månar om din hälsa med tid för friskvård på arbetstid, flexibla arbetstider, väl tilltaget antal semesterdagar och lediga klämdagar.

Läs mer om hur det är att jobba på Transportstyrelsen

Du kommer att

• självständigt registrera och bereda tillsynsärenden inom enheten
• bereda och tillverka alla förekommande beslut, certifikat och intyg
• kontera sektionernas fakturor i redovisningssystemet UBW
• kontrollera och adactalägga ärenden i diariet
• register- och arkivvård
• stödja sektionens chefer och inspektörer på enheten med administrativa uppgifter
• upprätta agendor och mötesprotokoll tillsammans med sektionschefer
• bistå inspektörer med framtagande av arkiverade handlingar
• bevaka och hantera inkommande ärenden för tillsynsområdet
• utveckla och kvalitetssäkra rutiner.

Du måste ha

• gymnasial utbildning, från ett av de teoretiska programmen
• aktuell yrkeserfarenhet från kvalificerad administration, där du självständigt har tagit ansvar i offentlig verksamhet i minst 2 år
• aktuell erfarenhet av diarieföring, arkivering och registrering
• god datorvana och goda kunskaper i Officepaketet
• mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift
• goda kunskaper i engelska både i tal och skrift.

Det är meriterande om du också har

• erfarenhet av fakturahantering
• erfarenhet av att arbeta med säkerhetskyddsklassade handlingar
• erfarenhet från sjöfartsbranschen
• erfarenhet av systematiskt kvalitetsarbete.

Vi vill att du är

• självgående, dvs du tar ansvara för dina uppgifter, du strukturerar själv ditt arbete och driver processer vidare

• flexibel, dvs du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter, du kan snabbt ändra ditt synsätt och förhållningssätt, du ser alltid möjligheter i förändringar 

• lojal, dvs du uttrycker en positiv attityd till ditt arbete, verksamhet och organisation samt kollegor

• serviceinriktad, dvs du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande, du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar 

• kvalitetsmedveten, dvs du är noggrann och väl medveten om mål och att upprätthålla bra kvalitet, du lägger stor vikt vid att leva upp till dessa målsättningar

Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Mer information

Anställningen är tillsvidare med placering i Kista/Stockholm. Vi vill att du börjar så snart som möjligt. Vi tillämpar normalt provanställning.

En anställning hos oss kan innebära placering i säkerhetsklass. En säkerhetsprövning med registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585) kan därför komma att genomföras. För en del av våra arbetsuppgifter i säkerhetsklass krävs svenskt medborgarskap.

Vid frågor är du välkommen att kontakta sektionschef Lotta Taxén, 070-679 66 74 lotta.taxen@transportstyrelsen.se.
Saco, Carola Sander och ST, Mats Anderzén nås via vår växel på 0771-503 503.

Vi vill inte att annonsörer och bemanningsföretag kontaktar oss.

Ansök

Ansök via vår webbplats och bifoga ett komplett CV samt ett personligt brev märkt med referensnummer TSG 2025-2786. Vi behöver din ansökan senast den 6 april 2025.

Har du skyddade personuppgifter, ska du skicka in din ansökan per post, kontakta rekryterande chef för information om hur du går tillväga. I dina ansökningshandlingar behöver du beskriva på vilket sätt du uppfyller efterfrågade kvalifikationer och meriter kopplat till aktuell rekrytering. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid utbildnings-/examensbevis samt tjänstgöringsintyg som styrker de kunskaper och erfarenheter som är relevanta för tjänsten uppvisas. 

Välkommen att bli vår nya kollega!